تفویض اختیار یکی از مهارتهای ضروری برای مدیران و رهبران است که نقش بسزایی در افزایش بهرهوری و کاهش فشار کاری ایفا میکند. مدیرانی که از تفویض وظایف خودداری میکنند، دچار خستگی مفرط و کاهش کارایی میشوند. این مهارت به رهبران امکان میدهد تا بر اهداف کلان و استراتژیک سازمان تمرکز کنند.
چرا تفویض اختیار مؤثر است؟ تفویض مؤثر، با فراهم کردن فرصتهایی برای رشد و یادگیری مهارتهای جدید، خلاقیت افراد را تقویت میکند. مدیران با اعتماد به تیم، حس اعتماد و مسئولیتپذیری را در اعضای تیم افزایش میدهند، که این امر باعث میشود کارکنان احساس مالکیت بیشتری نسبت به وظایف خود داشته باشند و با انگیزه بیشتری کار کنند. این فرآیند نه تنها موجب موفقیت فردی، بلکه کل تیم را به سمت بهرهوری و موفقیت بیشتر هدایت میکند.
علاوه بر این، تفویض اختیار ابزاری است برای ایجاد تعادل در محیط کاری و افزایش نوآوری. هنگامی که مدیران مسئولیتهای خود را به افراد مناسب تفویض میکنند، زمان بیشتری برای برنامهریزی استراتژیک و تصمیمگیریهای کلیدی پیدا میکنند. این امر موجب میشود اعضا تواناییهای خود را نشان دهند و به ایدههای خلاقانه دست یابند.
موانع تفویض اختیار با وجود مزایای فراوان، تفویض اختیار با موانعی نیز روبروست:
• تمایل به کمالگرایی: بسیاری از رهبران از ترس شکست، عدم رسیدن به استانداردهای مدنظر یا عدم تکمیل کار، از واگذاری وظایف به دیگران اجتناب میکنند.
• نظارت بیش از حد: رهبران باید بتوانند میان کنترل و خودمختاری توازن برقرار کنند. نظارت بیش از حد یا واگذاری کامل وظایف بدون پشتیبانی، هر دو منجر به شکست و نارضایتی میشوند.
• عدم آموزش رهبران: بسیاری از رهبران آموزش کافی در خصوص نحوه تفویض اختیار ندارند و نمیتوانند پیچیدگیهای آن را درک کنند. این عدم تفویض، به کاهش اعتماد تیم و از دست رفتن فرصتهای ارتقا شغلی منجر میشود.
مدل تفویض اختیار: فرآیندی با “قلب در صلح” تفویض اختیار موثر یک “پروژه” است، نه یک رویداد. هدف اصلی آن، توسعه ظرفیتهای همکاران است و سبکتر شدن بار کاری مدیر، پیامد این هدف است. این مدل مستلزم شناخت مدیر از نیازها و ظرفیتهای اعضای تیم است:
• ظرفیتهای فعلی فرد چیست؟ (چه کارهایی را میتواند به خوبی انجام دهد)
• آرزوها و علائق حرفهای فرد کدامند؟
• مقصد بعدی و ظرفیت مطلوب فرد چیست؟
• چه کاری میتواند موارد بالا را پوشش دهد؟
در قدم بعدی، این پروژه باید با فرد مورد نظر در میان گذاشته شود و نقشه راه به کمک خود او ترسیم گردد. این نقشه راه باید شامل موارد زیر باشد:
• زمانبندی تا انتقال کامل کار به فرد.
• نحوه مرور پیشرفت و بررسی چالشها.
• نوع و تعدد گزارشدهی.
• منابعی که فرد میتواند از آن استفاده کند.
• کدام تصمیم نیاز به مشورت با مدیر یا دیگران دارد و کدام تصمیم به عهده فرد است.
• چه کسانی باید در جریان قرار بگیرند و چرا.
• چگونه از پاسخگویی و مسئولیتپذیری تفویض شونده اطمینان یابید.
قلب در صلح و تفویض اختیار تفویض اختیار بیش از آنکه یک تکنیک باشد، یک هنر است. بدون “قلب در صلح” اساساً نمیتوان به مؤثر بودن این فرآیند دل بست. وقتی قلب ما با دیگری در صلح است، او را به عنوان انسانی میبینیم که مانند خودمان در فکر پیشرفت و بهبود است. چنین نگرشی، نیاز به مربیگری و دریافت فیدبک را در فرد تقویت میکند و به او امکان میدهد مسیرش را اصلاح کند. بالا بودن اعتماد مدیر به توانایی فرد در انجام کاری که به او تفویض شده، تا حد زیادی به همین “قلب در صلح” بستگی دارد.
نتیجهگیری: تفویض اختیار نه تنها یک ابزار مدیریتی، بلکه فرصتی گرانبها برای کمک به رشد اعضای تیم و بالابردن عملکرد آنان است. با درک موانع، پیروی از یک مدل جامع و مهمتر از همه، پرورش قلب در صلح در روابط کاری، مدیران میتوانند تیمهایی توانمندتر، نوآورتر و مسئولیتپذیرتر پرورش دهند.